Tornando-se uma grande tendência, principalmente nas médias e grandes empresas, você provavelmente já se envolveu em gestão de projetos em algum momento de sua carreira. Mas você sabe como ter sucesso em gestão de projetos? Tem conhecimento de quais são os seus objetivos? Sabe se realmente há necessidade desse tipo de gestão? E para qual fim ela é utilizada?
O que é gestão de projetos, afinal?
A gestão de projetos consiste em aliar conhecimento e diferentes habilidades, assim como ferramentas de gerenciamento de projetos, em busca de um objetivo.
Isso inclui desde o planejamento das ações até sua execução e mensuração de resultados. Seu objetivo precisa ser sempre muito claro. Eles costumam possuir começo e fim pré-definidos, além de estabelecer metas a serem cumpridas.
Agora que você já sabe o que é gestão de projetos, que tal descobrir como ter sucesso na gestão de projetos?
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Um projeto costuma funcionar da seguinte forma:
- Um projeto é discutido por seus idealizadores e equipe;
- É realizada uma pesquisa para verificar sua viabilidade, pois todo projeto precisa ser viável;
- Começam a ser debatidas quais metas precisam ser atingidas;
- É iniciada a captação de recursos, geralmente limitados;
- Seu prazo para término também é definido.
Com essa lista, podemos ter uma noção da importância desses tópicos na gestão de projetos. Isso porque esse processo, executado nessa ordem, irá auxiliar de forma significativa a evitar erros e até mesmo possíveis prejuízos durante o projeto.
Leia também: Dicas para gestão de projetos: o que fazer para alcançar melhores resultados?
1- Definição da estrutura
Assim que traçados os objetivos e entendidas as exigências do projeto, é hora de definir seu escopo. O conhecimento sobre o projeto e a junção de informações para colocá-lo em prática são extremamente necessárias para podermos seguir adiante.
Normalmente, você pode detalhar a estrutura e outros pontos de um projeto respondendo ao questionário da matriz 5W2H. Trata-se da abreviação de 7 perguntas em inglês:
- What? = O que (será feito)?
- Why? = Por que (será feito)?
- Where? = Onde (será feito)?
- When? = quando (será feito)?
- Who? = Por quem (será feito)?
- How? = Como (será feito)?
- How much? = Quanto (custará fazer)?
2- Acompanhamento da gestão é primordial
O acompanhamento de gestão é de extrema importância para saber se o cronograma desse projeto está sendo seguido com precisão. Além disso, ele será o responsável por definir se há produtividade, se os resultados estão sendo atingidos e o orçamento respeitado.
Por isso, é tão importante realizar o acompanhamento. Assim, sabendo se ele está se realizando da maneira correta, dificilmente algo dará errado.
Esse acompanhamento deve ser realizado constantemente para entender se há efetividade nos serviços. Além disso, ele alertará até mesmo se é preciso realizar mudanças de rumo.
O ideal é contar com um software que apresente os indicadores de desempenho do projeto em um painel de controle, os chamados dashboards.
Você sabe como criar indicadores de desempenho? Então, confira este vídeo:
Confira em nosso blog: Gerenciamento de projetos PMBOK: tudo que você precisa saber sobre esse guia
3- A importância da liderança para garantir o sucesso na gestão de processos
Sem liderança, não há como ter sucesso em gestão de projetos. Quando falamos de liderança, não estamos citando somente o líder nesse projeto. Mas sim, a capacidade de todos que estão envolvidos em trabalhar de forma colaborativa, para garantir bons resultados.
Assim, verificando o andamento do projeto, as horas trabalhadas e o cumprimento de prazos, todos podem auxiliar em uma gestão mais eficiente, além de uma maior visão estratégica.
A liderança na gestão também tem o papel de garantir um processo satisfatório, o sucesso das metas e, acima de tudo, uma finalização que caiba dentro de seus recursos propostos desde o início (sem estourar o orçamento!).
4- Sempre ter um “plano B” em mente
Muitas vezes, todas as etapas do projeto podem parecer viáveis no papel, mas, ao serem colocados em prática, mostram-se não tão fáceis assim.
Por isso, é preciso sempre ter alguma alternativa para a viabilização. A gestão precisa estar preparada para isso. Aliando conhecimento e técnicas, os membros da gestão devem se unir desde o início e verificar tudo aquilo que pode correr o risco de inadequação.
Uma gestão que já se mostra preparada para isso, tendo as alternativas em mão, evita custos adicionais, “protegendo” o orçamento inicial. Assim, reduz riscos e, de quebra, evita uma maior perda de tempo no caso de criar outra opção emergencial.
Conclusão
Podemos dizer que uma maneira de como ter sucesso em gestão de projetos consiste em aliar conhecimento, habilidades e competência para transformar uma ideia em um resultado único.
Se você ainda não se convenceu, prova disso tudo é que cerca de 20% de todo o PIB mundial é exclusivamente utilizado para a execução de projetos e suas melhorias.
Ainda está com dúvidas sobre a gestão de projetos?
Então, confira este vídeo:
Saiba mais: 6 exemplos de indicadores de avaliação de projetos para ter certeza de que satisfazem o cliente
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Daniella DoyleJornalista e Publicitária de formação, está no mercado há mais de 15 anos com foco em gerar resultados para empresas B2B por meio de estratégias online e offline. Adora uma nova tendência e trabalhar com métricas e metas. É gerente de marketing na Siteware e, quando sobra um tempinho, aproveita para tricotar e pintar!
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