A metodologia de gerenciamento de projetos adotada pelo Tribunal Regional da 7ª Região se baseia em 5 (cinco) grupos de processos, interligados, que definem o modo de gerenciar um projeto. São eles: Iniciação, Planejamento, Monitoramento e Controle, Execução e Encerramento.
A seguir são apresentados os principais documentos produzidos em cada um dos grupo de processos:
Processos de iniciação –> consiste nas atividades realizadas para definir um novo projeto ou uma nova fase de um projeto já existente, obtendo-se autorização para tal.
Proposta de Projeto – PP : documento em que se apresenta o projeto, incluindo o seu objetivo, justificativa, produtos, metas de resultado, etc. Ela formaliza os requisitos de um projeto e subsidia a análise de sua viabilidade.
Termo de Abertura – TAP : documento que autoriza o início do projeto e designa o seu gerente.
Processos de planejamento –> consiste nos processos realizados para estabelecer o escopo total do esforço, definir e refinar os objetivos e desenvolver o curso de ação necessário para alcançar esses objetivos. Documentos produzidos:
Plano Integrado do Projeto – PIP : consolida todo o planejamento do projeto, incorporando todas as informações básicas produzidas durante as fases de iniciação (objetivo, premissas, produtos, justificativas do projeto, etc), bem como os seguintes documentos da fase de planejamento:
- Estrutura Analítica do Projeto – EAP : instrumento gráfico que permite visualizar a subdivisão das entregas e do trabalho do projeto em componentes menores e de gerenciamento mais fácil (pacotes de trabalho).
- Cronograma : processo de desenvolver e detalhar a lista de atividades/tarefas necessárias para a realização de cada pacote de trabalho representado na EAP, estimando as suas durações e restrições.
- Matriz de Responsabilidades : documento que relaciona a cada produto da EAP um responsável pela execução, de forma a garantir que cada componente do escopo do trabalho seja atribuído a uma pessoa responsável.
- Autorização de Trabalho – AT : documento gerencial que formaliza a liberação de recursos humanos para serem alocados em atividades do projeto.
- Lista de Produtos : apesar de a EAP apresentar todos os produtos do projeto listados, a lista de produtos é uma forma de consolidar os produtos, e serve como instrumento de trabalho relevante no controle do projeto, durante a sua execução.
- Descritivo do Produto : neste instrumento o produto é especificado e acordado entre as partes (demandante e executante). São registrados informações sobre o que será gerado, em que setor, especificações técnicas, principais entradas, saídas e tecnologias envolvidas, dentre outras importantes.
- Matriz de Comunicação : documento em que são identificadas as pessoas e organismos que influenciam ou que são influenciados pelo projetos – os stakeholders, que significa partes interessadas – e definida uma abordagem de comunicação (o que transmitir, por que meio/forma, para quem, em que periodicidade) com eles.
- Lista de Riscos : Documento que lista e analisa todos os riscos envolvidos no projeto. Considerando que o risco representa tanto uma ameaça potencial como um oportunidade potencial, a finalidade de gerenciá-los por meio de um instrumento (lista de riscos) consiste em aumentar a probabilidade e o impacto dos eventos positivos e em reduzir a probabilidade e o impacto dos eventos negativos no projeto.
Processos de execução –> consiste nos processos realizados para executar o trabalho definido no plano de gerenciamento do projeto, de forma a cumprir as suas especificações. Documentos gerados:
Ata de Reunião : documento que registra resumidamente as ocorrências, deliberações, resoluções e decisões de reuniões ou assembleias.
Solicitação, Análise e Controle de Mudanças : documento que registra a identificação, a documentação, a aprovação ou rejeição e o controle das mudanças feitas nas linhas de base do projeto.
Log de Ocorrências : permite a consolidação de ocorrências não previstas durante o planejamento do projeto em um único instrumento, para melhor controle.
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Relatório de Status : sintetiza o estado do projeto e será utilizado nas reuniões com o usuário/demandante.
Termo de Entrega : registra quais produtos foram entregues e o seu tempo de homologação.
Lições Aprendidas : momentos reservados à avaliação das ações, problemas, sucessos e a reflexão do aprendizado obtido no projeto. Tais lições são registradas nas reuniões com o Escritório de Projetos.
Termo de Homologação : documento que consolida o aceite total ou parcial dos produtos listados no termo de entrega pelo demandante.
Processos de monitoramento e
controle –> consiste nos processos necessários para acompanhar e regular o progresso e o desempenho do projeto, identificando e tratando todas as mudanças ocorridas. Os documentos produzidos nesse grupo de processos são os mesmos do grupo de execução.
Processos de encerramento –> finaliza formalmente todas as atividades de um projeto ou de uma fase do projeto, entrega o produto terminado ou encerra um projeto cancelado. Documentos produzidos:
Termo de Aceitação Final – TAF : A aceitação final registra o reconhecimento do encerramento definitivo do projeto pelo usuário/demandante.
Lições Aprendidas Finais : documento compilado com todas as lições aprendidas registradas durante a execução do projeto.
Relatório Final do Projeto : consolida as informações finais do projeto, tais como: objetivos do projeto, produtos entregues durante o projeto, tempo total gasto no projeto desde o seu início (emissão do TAP) até a emissão do Termo de Aceitação Final e os investimentos (gastos) realizados no projeto.
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