Código das melhores práticas de governança corporativa 6 edição

1 Código das Melhores de Governança Corporativa 5ª Edição

2 Código das Melhores de Governança Corporativa 5ª Edição Instituto Brasileiro de Governança Corporativa

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4 Instituto Brasileiro de Governança Corporativa (IBGC) Fundado em 27 de novembro de 1995, o IBGC associação de âmbito nacional, sem fins lucrativos é uma organização exclusivamente dedicada à promoção da governança corporativa no Brasil e o principal fomentador das práticas e discussões sobre o tema no país, tendo alcançado reconhecimento nacional e internacional. Propósito Ser referência em governança corporativa, contribuindo para o desempenho sustentável das organizações e influenciando os agentes de nossa sociedade no sentido de maior transparência, justiça e responsabilidade. Valores Pró-ativismo Comprometimento com a capacitação de agentes e com o desenvolvimento e a disseminação das melhores práticas. Diversidade Valorização e incentivo à multiplicidade de ideias e opiniões. Independência Soberania nos princípios, zelo pela imagem e imparcialidade em face de quaisquer grupos de interesse. Coerência Entre iniciativas e princípios da governança corporativa, ou seja, a Transparência, a Equidade, a Prestação de Contas (accountability) e a Responsabilidade Corporativa. Instituto Brasileiro de Governança Corporativa

5 Conselho de Administração 2015 Diretoria Presidente Vice-presidentes Sandra Guerra Eliane Aleixo Lustosa Fernando Alves Angelim Curiel Henri Vahdat Matheus Corredato Rossi Conselheiros Emilio Carazzai Luiz Carlos de Queiroz Cabrera Marta Viegas Rocha Ricardo Egydio Setubal Robert Juenemann Roberto S. Waack Superintendência Geral Heloisa Bedicks Para mais informações sobre o Instituto Brasileiro de Governança Corporativa, visite o website < ou ligue para (11) I59c Instituto Brasileiro de Governança Corporativa. Código das melhores práticas de governança corporativa. 5.ed. / Instituto Brasileiro de Governança Corporativa. - São Paulo, SP: IBGC, p. ISBN Governança corporativa - código. I. Título. CDD Bibliotecária responsável: Mariusa F. M. Loução CRB-12/330 Os patrocinadores da impressão deste documento não se envolveram ou exerceram influência sobre o conteúdo apresentado a reimpressão Código das Melhores de Governança Corporativa - 5ª Edição

6 Créditos Esta publicação é resultado de projeto desenvolvido e executado pela Comissão de Revisão do Código das Melhores de Governança Corporativa. Seu conteúdo não reflete as opiniões individuais daqueles que participaram de sua elaboração, e sim o entendimento do IBGC. Coordenação Geral da Comissão Eliane Lustosa Coordenação dos Grupos de Revisão Gilberto Mifano Maria Helena Santana Paulo Vasconcellos Membros da Comissão Alcinei Cardoso, Alexandre Di Miceli, Ana Elorrieta, Carlos Biedermann, Carlos Eduardo Lessa Brandão, Cristiana Pereira, Eduardo Gusso, Eliana Camargo, Emilio Carazzai, Gisélia da Silva, Heloisa Bedicks, Jean Pierre Zarouk, João Laudo de Camargo, João Pinheiro Nogueira Batista, Leonardo Viegas, Luiz Carvalho, Luiz Martha, Marta Viegas, Matheus Rossi, Mauro Rodrigues da Cunha, Nelson Raso, Paulo Campos Salles de Toledo, Pedro Rudge, Renato Chaves, Ricardo Reisen, Richard Blanchet, Richard Doern, Roberta Nioac Prado, Rodrigo Lima, Sandra Guerra, Sidney Ito, Susana Jabra, Tereza Grossi, Thomas Brull e Wang Horng. Consolidação Contribuições Consulta Pública Caetano Altafin Cunha Roberto Camanho Revisão de Consistência Interna Adriane de Almeida Carlos Eduardo Lessa Brandão (coordenador) Gustavo Moraes Stolagli Instituto Brasileiro de Governança Corporativa

7 Gestão do Projeto Luiz Martha Rodrigo Lima Revisão Estilística Vera Zangari Agradecimentos Aos membros da Comissão de Revisão e a Carlos Eduardo Lessa Brandão, Roberta Simonetti e Roberto Waack pela elaboração da seção introdutória. Ao conselho de administração, à diretoria, à superintendência, às comissões e aos colaboradores do IBGC e àqueles que enviaram sugestões durante o processo desta revisão: Sir Adrian Cadbury (in memoriam), Aguinaldo Diniz Filho, Alberto Minazzoli, Alberto Perazzo, Alberto Whitaker, Alcides Tapias, Alex Marson, Alexander Berg (World Bank), Alexandre Bergamo, Alfredo da Silveira, Ana Gomes, Ana Iervolino, Ana Regina Vlainich, André Antunes Soares de Camargo, André Luiz Nascimento Vilela, André P. Celestino, Andrea Moretto Wiel, Andreia Casquet, Antonio José Diz, Aron Zylberman, Bistra Boeva (World Bank), Carlos Alberto Ercolin, Carlos Eduardo Cardoso, Carlos Sousa, Caroline Gimenes, Cássio M. Pedrão, Celso Ienaga, Clarissa Lins, Chris Pierce, Cristiane Dias Silva, Daniel Blume, Danielle Almeida, Danielle Toda, Danilo Gregório, Diego Billi Falcão, Élidi Inoue, Emerson Drigo, Emerson Siécola de Mello, Érico Torres, Érica Cunha, Éster Gonçalves, Felipe Andreu, Fellype Bráz, Fernando Alves, Fernando Carneiro, Fernando Furriela, Fernando Pedreira, Francisco Cespede, George Barcat, Germano Badi, Giancarlo Berry, Gilson Lima, Giovana Martinez, Gustavo Grebler, Henri Vahdat, Homero Santos, Isabella Saboya, Ivan Clark, Jan Jarne, Janny Ribeiro Castro, Jean-Michel Lobet (World Bank), Jorge Luiz Carvalho Brandão, Jorge Manoel, José Luiz de Souza Motta, José Munhós, Julio Wildes Pardo, Lélio Lauretti, Lucas Legnare, Luiz Antonio de Moraes Carvalho, Luiz Spinola, Marcus Tofanelli, Maria Cecilia Arruda, Maria Cristina Bianchi, Mariana Pargendler, Mario Probst, Marta Xavier Gonçalves, Martin Glogowsky, Mervyn King, Michelle Squeff, Mike Lubrano, Milton Pereira, Moacir Salzstein, Nilton Akira Yamamoto, Norma Parente, Ola Gjessing (PSAG/IFC), Olavo Rodrigues, Olga Colpo, Oliver Orton (IFC), Oli Virtanen (PSAG/IFC), Patricia Stierli, Paul Druckman, Código das Melhores de Governança Corporativa - 5ª Edição

8 Pedro Coletta, Phil Armstrong, Priscila Pasqualin, Priscilla Cortezze, Rainer Lutke, Raul Cavallari, Reginaldo Alexandre, Renata Cavalcanti, Renato Trisciuzzi, Robert Juenemann, Roberto Fragoso, Roberto Lamb, Rodrigo Trentin, Romero Clementino, Ronaldo Hirata, Sandra Oliveira, Sergio Mindlin, Silvia Pereira, Simon Longstaff, Simon Wong, Stan Magidson, Tatiana Larizzatti, Vania Borgerth, Vladimir Barcellos Bidniuk, Wagner Giovanini, Waldemir Bulla, Wilson Carnevalli Filho, Wilson Castro Fernandes, Wilson Nakamura e Yumi Narita. Aberdeen do Brasil Gestão de Recursos Ltda, AMEC, ANBIMA, BM&FBOVESPA, Citi Brasil, Comissão de Mercado de Capitais da OAB-RJ, CAF, EY, Grupo Boticário, Grupo de Estudos de Governança e Ética do IBGC, GT Interagentes, Hermes Investment Management, IBRI, ICGN, Itaú Unibanco Holding, KPMG, PREVI, PwC, Salusse Maraangoni Advogados, Veirano Advogados, World Bank e IFC. À CVM e a seus colaboradores por toda sua contribuição ao longo do processo de revisão. A todos que, de forma direta ou indireta, contribuíram com essa revisão dedicando seu tempo para o desenvolvimento deste Código e da Governança Corporativa no Brasil. Instituto Brasileiro de Governança Corporativa

9 Índice Apresentação I Premissas do Código II Definição de Governança Corporativa III Princípios Básicos de Governança Corporativa SÓCIOS Conceito uma ação, um voto Estatuto/Contrato social Mecanismos de proteção contra tomada de controle (poison pills) Mediação e arbitragem Acordo entre os sócios Assembleia geral/reunião de sócios Convocação e realização da assembleia geral Pauta e documentação Manual para a participação na assembleia geral Propostas dos sócios Perguntas prévias dos sócios Indicação de conselheiros de administração e fiscais Regras de votação e registro de sócios Voto por procuração Conflito de interesses na assembleia geral Transferência de controle Alienação de controle Aquisição de controle Decisão e manifestação da administração nas ofertas públicas de aquisição de ações (OPAs) por aquisição de controle Liquidez dos títulos Política de dividendos Conselho de família Código das Melhores de Governança Corporativa - 5ª Edição

10 2 CONSELHO DE ADMINISTRAÇÃO Atribuições Composição do conselho de administração Seleção Qualificação do conselheiro de administração Número de membros Independência dos conselheiros Classes de conselheiros Papel dos conselheiros independentes em situações de potencial conflito na ausência de separação entre diretor-presidente e presidente do conselho Prazo do mandato Disponibilidade de tempo Presidente do conselho Ausência do presidente do conselho Segregação das funções de presidente do conselho e diretor-presidente Conselheiros suplentes Avaliação do conselho e dos conselheiros Abordagem e escopo Avaliação do diretor-presidente e da diretoria executiva Planejamento da sucessão Introdução de novos conselheiros Educação continuada dos conselheiros Conselhos interconectados Remuneração dos conselheiros de administração Orçamento do conselho e consultas externas Conselho consultivo Regimento interno Comitês do conselho de administração Composição dos comitês Qualificações e compromisso Comitê de auditoria Instituto Brasileiro de Governança Corporativa

11 2.22 Secretaria de governança Reuniões do conselho de administração Calendário e agendas Material e preparação para as reuniões Dinâmica da reunião Aspectos comportamentais Convidados para as reuniões do conselho Sessões exclusivas Elaboração e divulgação das atas Confidencialidade Relacionamentos do conselho de administração Relacionamento com os sócios e partes interessadas Relacionamento com o diretor-presidente e seus subordinados Relacionamento com a auditoria independente Relacionamento com a auditoria interna Relacionamento com o conselho fiscal DIRETORIA Atribuições Indicação dos diretores Relacionamento com partes interessadas Transparência Política de comunicação e relatórios periódicos Papel da diretoria no código de conduta Avaliação da diretoria Remuneração da diretoria Acesso às instalações, informações e arquivos ÓRGÃOS DE FISCALIZAÇÃO E CONTROLE Comitê de auditoria Relacionamento do comitê de auditoria com o conselho de administração, o diretor-presidente e a diretoria Relacionamento com os auditores independentes Código das Melhores de Governança Corporativa - 5ª Edição

12 4.1.3 Relacionamento com controladas, coligadas e terceiros Conselho fiscal Composição Agenda de trabalho Pareceres do conselho fiscal Relacionamentos do conselho fiscal Relacionamento com os sócios Relacionamento com o comitê de auditoria Relacionamento com os auditores independentes Relacionamento com a auditoria interna Remuneração do conselho fiscal Auditoria independente Relacionamento com o conselho de administração e/ou o comitê de auditoria Independência Serviços extra-auditoria Relatório sobre as demonstrações financeiras e recomendações do auditor independente Auditoria interna Gerenciamento de riscos, controles internos e conformidade (compliance) CONDUTA E CONFLITO DE INTERESSES Código de conduta Canal de denúncias Comitê de conduta Conflito de interesses Transações entre partes relacionadas Uso de informações privilegiadas Política de negociação de ações Política de divulgação de informações Política sobre contribuições e doações Política de prevenção e detecção de atos de natureza ilícita Instituto Brasileiro de Governança Corporativa

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14 Apresentação Desde o lançamento da 4ª edição do Código das Melhores de Governança Corporativa do IBGC (Código) em 2009, diversos esforços para recuperação econômica e melhora contínua do ambiente de negócios como a Lei Dodd-Frank, a nova edição dos Princípios de Governança da G-20/OCDE e o desenvolvimento de modelos de relato corporativo integrado, que amplia e integra a dimensão das informações de impacto econômico, social e ambiental prestadas pelas empresas suscitaram maior reflexão sobre o padrão de governança das organizações no mundo. No Brasil, somaram-se a esse debate escândalos de corrupção envolvendo agentes públicos e privados. Está cada vez mais em evidência a responsabilidade dos diferentes agentes de governança 1 diante de temas como sustentabilidade, corrupção, fraude, abusos nos incentivos de curto prazo para executivos e investidores, além da complexidade e multiplicidade de relacionamentos que as organizações estabelecem com os mais variados públicos. Nesse sentido, esta 5ª edição do Código adota uma abordagem que estimula o uso consciente e efetivo dos instrumentos de governança, focando a essência das boas práticas. Tornou-se, portanto, menos prescritiva, ampliou o olhar sobre as diversas partes interessadas (stakeholders 2 ) da empresa, reforçou a fundamentação das boas práticas de governança e explicitou a importância da ética nos negócios. 1 As práticas deste Código se aplicam aos agentes de governança, ou seja, indivíduos e órgãos envolvidos no sistema de governança, tais como: sócios, administradores, conselheiros fiscais, auditores, conselho de administração, conselho fiscal etc. 2 Qualquer pessoa, entidade ou sistema que afeta ou é afetado pelas atividades de uma organização. Partes interessadas. Instituto Brasileiro de Governança Corporativa 13

15 Apresentação Além disso, foi dedicado maior espaço para tratar os objetivos e as limitações do Código. Antes de consultar as melhores práticas em si, é essencial a leitura da definição de governança corporativa e dos princípios básicos de governança do IBGC. Também se incluiu uma seção que aborda as premissas deste Código e cuja leitura é indispensável para o melhor aproveitamento do conteúdo referente às melhores práticas em si. Esta edição é fruto de um trabalho iniciado em 2014 e que teve como embasamento as sugestões recebidas das comissões do IBGC sobre o Código então existente. Ainda naquele ano, tomou corpo com a formação da Comissão de Revisão, integrada por 41 indivíduos com experiências em diversos tipos de empresas e outras organizações. A Comissão foi dividida em três subgrupos para discussão dos capítulos, e um para a seção introdutória 3. Após discussões e consultas públicas organizadas em três etapas consulta pública inicial (2014), audiência restrita e consulta pública (2015) e debate no âmbito do conselho de administração do IBGC junto aos coordenadores dos subgrupos e gestores do IBGC elaborou-se o presente documento. O resultado dessas ações traduziu-se nas mais de 900 contribuições de diferentes partes interessadas do Brasil e do exterior. O IBGC agradece a todos que se dispuseram a analisar o documento e enviaram comentários e sugestões pertinentes e valiosos. Assim, após um ano e meio de intenso trabalho, o IBGC apresenta este documento à sociedade, com votos de que suas alterações e inovações cumpram o papel de tornar o ambiente organizacional e institucional brasileiro mais sólido, justo, responsável e transparente. Esperamos que as recomendações aqui contidas contribuam para a criação de melhores sistemas de governança nas organizações, visando a seu bom desempenho e longevidade. Este Código foi desenvolvido, primariamente, com foco em empresas. Entretanto, muitas vezes, é feita a opção pela palavra organização, a fim de tornar o documento mais abrangente e adaptável a outros tipos de organização, como, por exemplo, as do terceiro setor, cooperativas, estatais (empresas públicas e sociedades de economia mista), órgãos governamentais, entre outras. É imprescindível salientar que cada tipo de organização tem suas peculiaridades em termos de governança. 3 Apresentação, premissas, definição e princípios básicos de governança corporativa. 14 Código das Melhores de Governança Corporativa - 5ª Edição

16 Premissas do Código I Premissas do Código 1. Evolução do Ambiente de Negócios Nos últimos anos, sem diminuir a importância dos sócios e administradores, a governança ampliou seu foco para as demais partes interessadas, demandando dos agentes de governança corporativa um maior cuidado no processo de tomada de decisão. Cada vez mais, desafios sociais e ambientais globais, regionais e locais fazem parte do contexto de atuação das organizações, afetando sua estratégia e cadeia de valor, com impactos na sua reputação e no valor econômico de longo prazo. Mudanças climáticas, a ampliação da desigualdade social e inovações tecnológicas, entre outros fatores, têm imposto transformações na vida das organizações. Tais circunstâncias impõem a necessidade de uma visão ampliada do papel das organizações e do impacto delas na sociedade e no meio ambiente e vice-versa. O conceito de cidadania corporativa deriva do fato de a empresa ser uma pessoa que deve atuar de forma responsável. Na prática, para operar, uma empresa depende não apenas das licenças previstas em dispositivos legais e regulatórios, mas também do aval de um conjunto de partes interessadas que a afeta ou é afetado pelas suas atividades. Os agentes de governança devem considerar, portanto, as aspirações e a forma pela qual a sociedade em geral entende e Instituto Brasileiro de Governança Corporativa 15

17 Premissas do Código absorve os efeitos positivos e negativos as externalidades 4 da atuação das organizações e responde a eles. Nesse novo ambiente, a ética torna-se cada vez mais indispensável. Honestidade, integridade, responsabilidade, independência, visão de longo prazo e preocupação genuína com os impactos causados por suas atividades são fundamentais para o sucesso duradouro das organizações. 2. Tomada de Decisão No exercício da governança corporativa, os temas tratados muitas vezes são subjetivos e ambíguos, o que demanda dos agentes de governança forte capacidade de avaliação, fundamentação e julgamento. A consideração do perfil de risco 5, o entendimento dos papéis dos agentes de governança e o uso de critérios éticos são essenciais para que sejam tomadas decisões mais equilibradas, informadas e refletidas. Na tomada de decisão, deve-se levar em conta simultaneamente o grau de exposição ao risco, que deve ser definido pela organização, e a prudência necessária, evitando-se os extremos tanto de um quanto de outro. As principais decisões devem ser adequadamente fundamentadas, registradas e passíveis de verificação pelas devidas partes interessadas. Os critérios éticos fundamentam-se em princípios e valores que, por sua vez, constituem elementos da própria identidade da organização. A clareza sobre essa identidade é fundamental para que os agentes de governança possam exercer adequadamente seus papéis, alinhando a estratégia traçada e a ética. 4 Efeitos de uma transação que incidem sobre terceiros que não consentiram ou dela não participaram não completamente refletidos nos preços. Externalidades podem ser positivas ou negativas. 5 Apetite ao risco está associado ao nível de risco que a organização pode aceitar na realização de sua estratégia (atividade mais associada à análise prévia dos riscos); tolerância ao risco diz respeito ao nível aceitável de variabilidade na realização das metas e objetivos definidos (atividade mais associada ao monitoramento dos riscos). O conjunto destes dois componentes define o perfil de riscos da organização, no que diz respeito à exposição ao risco que ela aceita incorrer. 16 Código das Melhores de Governança Corporativa - 5ª Edição

18 2.1 Identidade da Organização e Deliberação Ética A identidade da organização pode ser entendida como uma combinação entre sua razão de ser, aonde quer chegar, o que é importante para ela e a forma como são tomadas as decisões 6. Uma deliberação ética é aquela que considera, em todo processo de tomada de decisão, tanto a identidade da organização quanto os impactos das decisões sobre o conjunto de suas partes interessadas, a sociedade em geral e o meio ambiente, visando ao bem comum. A prática constante da deliberação ética consolida a identidade, a coerência entre o pensar, o falar e o agir e, consequentemente, a reputação da organização, com reflexos sobre a sua cultura. A boa reputação contribui para redução dos custos tanto de transação quanto de capital, favorecendo a preservação e criação de valor econômico pela organização. A reflexão sobre a identidade da organização é fundamental para se desenhar o sistema de governança da organização, incluindo a elaboração de um código de conduta sobre o qual se desenvolve o sistema de conformidade (compliance). 2.2 Papel dos Agentes de Governança Os agentes de governança têm papel relevante no fortalecimento e na disseminação do propósito, dos princípios e dos valores da organização. A liderança e o comprometimento dos administradores e demais executivos são fatores determinantes para a formação de um ambiente ético. Cada agente de governança, antes de assumir um ou mais papéis no sistema de governança, deve observar cuidadosamente os direitos, os deveres e as responsabilidades a ele associados, de modo a atuar com independência, diligência e proatividade. O mesmo cuidado deve ser observado tanto por quem indica quanto por quem elege os agentes. 6 Muitas vezes são denominados como: propósito, missão, visão, valores e princípios. Instituto Brasileiro de Governança Corporativa 17

19 Premissas do Código É fundamental que os agentes de governança estabeleçam estratégias de comunicação e programas de treinamento com a finalidade de disseminar, entre as partes interessadas, políticas, procedimentos, normas e práticas baseadas no código de conduta da organização. A essas medidas devem estar associados processos e indicadores formais, a fim de viabilizar o monitoramento dos padrões de conduta adotados, concorrendo para um efetivo engajamento da alta administração nos mecanismos de conformidade da organização e possibilitando que eventuais desvios possam ser evitados ou proativamente identificados, corrigidos e, eventualmente, punidos. 3. Uso do Código Este Código não tem o intuito de ser um modelo rígido de boas práticas de governança, mas sim uma referência de consulta visando a uma reflexão e aplicação em cada caso, sempre levando em conta o arcabouço regulatório (compulsório e facultativo) a que a organização está submetida. Não se trata de um conjunto de práticas a ser adotado exaustiva e mecanicamente. A estruturação do texto em fundamento e práticas tem por fim estimular o exercício de reflexão das práticas a serem adotadas, de maneira tal que se adaptem à estrutura, à realidade e ao estágio do ciclo de vida da organização. As motivações para a adoção ou não de determinada prática devem estar devidamente claras e fundamentadas pelos tomadores de decisão, de tal modo que permitam avaliação por suas partes interessadas. Convém enfatizar a importância dos princípios básicos da boa governança corporativa, pois estão por trás dos fundamentos e das práticas deste Código e aplicam-se a qualquer tipo de organização, independentemente de porte, natureza jurídica ou tipo de controle. Se as melhores práticas podem não ser aplicáveis a todos os casos, os princípios o são, formando o alicerce sobre o qual se desenvolve a boa governança. Sem a presença da ética, no entanto, o conjunto das boas práticas de governança pode não ser suficiente para evitar os desvios comportamentais e suas consequências danosas à empresa, a seus sócios e à sociedade em geral. A ética se consolida na aplicação diária de valores e princípios claros, coerentemente exercitados por sócios, administradores, executivos, funcionários e terceiros. 18 Código das Melhores de Governança Corporativa - 5ª Edição

20 A atuação ética dos indivíduos permite que as melhores práticas conduzam as organizações à boa governança, reduzindo suas chances de fracasso e aumentando as de sucesso. 4. Estrutura do Código Além das premissas fundamentais e das definições de governança corporativa e dos seus princípios básicos, o conteúdo deste Código está distribuído em cinco capítulos: 1. Sócios; 2. Conselho de administração; 3. Diretoria; 4. Órgãos de fiscalização e controle; e 5. Conduta e conflito de interesses. Figura 1 Contexto e estrutura do sistema de governança corporativa Sócios Auditoria Independente Auditoria Interna Conselho de Administração Secretaria de Governança* C. Auditoria Comitês Conselho Fiscal Diretor- -Presidente Diretores Administradores * O profissional da secretaria de governança não é administrador, apesar de inserido junto aos demais órgãos do âmbito dos administradores. Instituto Brasileiro de Governança Corporativa 19

21 Definição e Princípios de Governança Corporativa Os quatro primeiros capítulos apresentam fundamentos e práticas para os órgãos que compõem o sistema de governança das organizações (Figura 1), enquanto o último trata de padrões de conduta e comportamento aplicáveis a um ou mais agentes. Nele também são propostas políticas e práticas destinadas a evitar e administrar conflitos de interesses e o uso indevido de ativos e informações relativas à organização. II Definição de Governança Corporativa Governança corporativa é o sistema pelo qual as empresas e demais organizações são dirigidas, monitoradas e incentivadas, envolvendo os relacionamentos entre sócios, conselho de administração, diretoria, órgãos de fiscalização e controle e demais partes interessadas. As boas práticas de governança corporativa convertem princípios básicos em recomendações objetivas, alinhando interesses com a finalidade de preservar e otimizar o valor econômico de longo prazo da organização, facilitando seu acesso a recursos e contribuindo para a qualidade da gestão da organização, sua longevidade e o bem comum. III Princípios Básicos de Governança Corporativa Os princípios básicos de governança corporativa permeiam, em maior ou menor grau, todas as práticas do Código, e sua adequada adoção resulta em um clima de confiança tanto internamente quanto nas relações com terceiros. Transparência Consiste no desejo de disponibilizar para as partes interessadas as informações que sejam de seu interesse e não apenas aquelas impostas por disposições de leis ou regulamentos. Não deve restringir-se ao desempenho econômico-financeiro, contemplando também os demais fatores (inclusive intangíveis) que norteiam a ação gerencial e que conduzem à preservação e à otimização do valor da organização. 20 Código das Melhores de Governança Corporativa - 5ª Edição

22 Equidade Caracteriza-se pelo tratamento justo e isonômico de todos os sócios e demais partes interessadas (stakeholders), levando em consideração seus direitos, deveres, necessidades, interesses e expectativas. Prestação de Contas (accountability) Os agentes de governança 7 devem prestar contas de sua atuação de modo claro, conciso, compreensível e tempestivo, assumindo integralmente as consequências de seus atos e omissões e atuando com diligência e responsabilidade no âmbito dos seus papéis. Responsabilidade Corporativa Os agentes de governança devem zelar pela viabilidade econômico-financeira das organizações, reduzir as externalidades 8 negativas de seus negócios e suas operações e aumentar as positivas, levando em consideração, no seu modelo de negócios, os diversos capitais (financeiro, manufaturado, intelectual, humano, social, ambiental, reputacional etc.) no curto, médio e longo prazos. 7 Ver p. 13, nota 1. 8 Efeitos de uma transação que incidem sobre terceiros que não consentiram ou dela não participaram não completamente refletidos nos preços. Podem ser positivas ou negativas. Instituto Brasileiro de Governança Corporativa 21

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24 Sócios 1 SÓCIOS 1.1 Conceito uma ação, um voto A estrutura aderente ao princípio uma ação é igual a um voto é a que mais promove o alinhamento de interesses entre todos os sócios 9. Em tais estruturas, o poder político, representado pelo direito de voto, será sempre proporcional aos direitos econômicos derivados da propriedade das ações. Exceções devem ser evitadas, mas a flexibilidade pode ser admitida, considerando-se o potencial benefício da presença de acionistas de referência para o desempenho e visão de longo prazo das companhias, cuidando para evitar assimetrias indevidas e incluindo salvaguardas que mitiguem ou compensem eventual desalinhamento. Nos casos em que houver o afastamento do princípio uma ação, um voto, é fundamental que o estatuto/contrato social preveja regras e condições para a extinção de tais assimetrias em horizonte de tempo determinado (sunset clause), especialmente nas empresas de capital aberto. 9 Sócios ou acionistas são as pessoas físicas ou jurídicas que contribuem para a formação da organização. No caso das empresas, detêm a propriedade do capital social. Instituto Brasileiro de Governança Corporativa 23

25 Sócios Nas companhias em que os acionistas avaliem ser conveniente adotar estruturas em que não exista essa simetria entre direitos políticos e econômicos, é fundamental que seja garantido o tratamento equitativo a todos os sócios. Isto é, proporcional à sua participação na contribuição ao capital social, em relação aos direitos econômicos e em qualquer evento relevante, como seria o caso de transferência de controle ou de reorganizações societárias. a) Cada ação ou quota deve dar direito a um voto. b) A decisão pela adoção de estruturas que se afastem desse marco, ou seja, em que o direito de voto não é proporcional à participação dos sócios no capital, deve: i. ser tomada pelo conjunto dos sócios (incluindo aqueles titulares de ações ou quotas sem direito a voto), avaliando se esse eventual desalinhamento de interesses poderá prejudicar o desempenho da organização ou seu acesso a capital; ii. ser transparente sobre as razões e possíveis impactos da escolha, para que os sócios possam avaliar vantagens e desvantagens dessa estrutura e tomar uma decisão informada a respeito; iii. assegurar a divulgação de informações completas e claras quanto aos direitos políticos e econômicos associados a cada espécie ou classe de ações ou quotas; e à forma como o controle será exercido na organização; iv. recomendar a criação de estruturas adequadas no nível do conselho de administração e da assembleia geral, durante a vigência desses direitos especiais, para que as decisões em que haja conflito de interesses do sócio de referência sejam tomadas sem sua participação, apenas por administradores independentes ou pelos demais acionistas. 1.2 Estatuto/Contrato social É o contrato que, complementando a legislação, rege e estabelece a forma de funcionamento da organização, incluindo as alçadas e as atribuições de cada agente de governança. Contribui para dar transparência ao sistema de governança da organização e para fomentar a confiança nas relações com todas as partes interessadas relevantes. 24 Código das Melhores de Governança Corporativa - 5ª Edição

26 a) O estatuto/contrato social deve, sempre que aplicável, contemplar: i. situações nas quais os detentores de participação sem direito de voto adquiram esse direito; ii. cláusulas de extinção de eventuais direitos políticos ou econômicos diferenciados, em função de afastamento do princípio uma ação, um voto (sunset clause); iii. eventuais mecanismos de proteção contra tomada de controle (poison pills); iv. cláusulas sobre as regras de funcionamento da assembleia, forma de convocação, documentação, realização e participação dos sócios; v. mecanismos para identificação e resolução de casos de conflito de interesses nas assembleias e no conselho de administração; vi. dispositivos sobre o número de conselheiros, mandato, eventual renovação e desligamento, sua independência e qualificação técnica, bem como hipóteses de substituição e vacância do cargo, avaliação de desempenho e adoção de regimento interno; vii. existência e atribuições dos comitês do conselho, incluindo o de auditoria, mas não se limitando a ele; viii. dispositivos sobre o número de diretores, mandato, qualificação técnica, atribuições dos diretores individualmente e da diretoria e regras para a substituição de diretores nas hipóteses de afastamento tanto temporário quanto definitivo; ix. regras para a elaboração de laudo de avaliação e dispositivo normatizando o direito de venda (tag along), acompanhado da definição de acionista controlador e regras para a respectiva oferta pública; x. cláusulas de arbitragem e/ou outras formas de resolução de conflito (vide 1.4); xi. existência de políticas relevantes, tais como: distribuição de dividendos, com a indicação de dividendo mínimo obrigatório; comunicação; divulgação e negociação de ações; contribuições e doações; prevenção e detecção de atos de natureza ilícita; xii. informações sobre o arquivamento e a disponibilização de acordo de acionistas; xiii. adoção de código de conduta (vide 5.1); xiv. regras para eleição, instalação e funcionamento do conselho fiscal, em caráter permanente ou não (vide 4.2); xv. prazo máximo após o qual a recontratação dos auditores deve ser submetida pelo conselho de administração para ratificação da assembleia geral (vide 4.3.2); xvi. mecanismos para disciplinar as transações entre partes relacionadas; Instituto Brasileiro de Governança Corporativa 25

27 Sócios xvii. proibição de empréstimos e garantias em favor do controlador e dos administradores (vide 5.5); xviii. situações em que os sócios têm direito de se retirar da organização e as condições para que isso aconteça (preferencialmente com preços condizentes ao valor econômico da organização). b) Recomenda-se que o interesse público 10 da sociedade de economia mista seja claramente identificado em seu objeto social, em capítulo específico do estatuto social, e receba ampla divulgação. 1.3 Mecanismos de proteção contra tomada de controle (poison pills) 11 As poison pills devem ter como principal objetivo prevenir a tomada de controle de uma companhia aberta em função de uma oscilação momentânea no preço das ações, o que pode colocar em risco projetos de longo prazo da companhia e resultar em expropriação de valor dos sócios vigentes. Quando adotados, tais mecanismos têm por finalidade possibilitar que os administradores da sociedade negociem melhores termos e condições e busquem ofertas alternativas para a companhia, em benefício de todos os acionistas. a) Companhias com acionista controlador definido não devem usar esses mecanismos, pois, nesse caso, eles não cumprem tal finalidade. Em hipótese nenhuma as poison pills devem extrapolar seu objetivo legítimo em função das ineficiências decorrentes da indevida perpetuação no poder do acionista controlador. 10 O IBGC entende que o termo interesse público é tão somente aquele que justificou a criação da sociedade de economia mista e deve ser, necessariamente, conciliado com os atributos intrínsecos a uma companhia aberta, quais sejam: ser administrada de forma responsável e transparente, tratando com equidade todas as partes interessadas, e visando ao longo prazo. 11 No Brasil, esse mecanismo tem tomado a forma de cláusulas estatutárias, prevendo a obrigação de que adquirentes de determinadas participações acionárias relevantes, ainda que minoritárias, realizem uma oferta pública de aquisição de ações (OPA) para adquirir as ações de todos os demais acionistas da companhia. No entanto, em muitos casos, diversas distorções são observadas, tais como: a fixação de critérios definitivos de preço nos estatutos, a fixação de prêmios elevados em relação a cotações de mercado e, sobretudo, a eliminação de qualquer poder de decisão por parte do conjunto dos acionistas quanto à eventual alteração de condições ou mesmo eliminação da obrigação. 26 Código das Melhores de Governança Corporativa - 5ª Edição

28 b) A adoção de mecanismos de defesa à tomada de controle, se julgada necessária, deve ser cercada de cuidados para que não dificulte transferências de controle não hostis ou torne o acúmulo de posições acionárias relevantes inviável. c) Recomenda-se uma análise crítica e detalhada das vantagens e desvantagens da adoção do mecanismo e de suas características, sobretudo dos gatilhos de acionamento e parâmetros de preço. O estatuto/contrato social não deve impor critérios definitivos de preço, especialmente acréscimos de prêmios substancialmente acima do valor econômico ou de mercado das ações. d) Não devem ser utilizadas cláusulas que inviabilizem a remoção do mecanismo do estatuto/contrato social, as chamadas cláusulas pétreas. Recomenda-se, ao contrário, que o estatuto/contrato social confira aos acionistas, reunidos em assembleia geral, o poder de aceitar alterações nas condições da oferta pública de aquisição de ações (OPA) ou de dispensar a obrigação de realização da oferta. 1.4 Mediação e arbitragem É fundamental prever formas ágeis e eficazes de resolução de cont rovérsias e divergências entre sócios e administradores e entre estes e a própria organização, para evitar prejuízos ao desempenho ou redução do valor da organização. a) Os conflitos entre sócios, administradores e entre estes e a organização devem, preferencialmente, ser resolvidos mediante a negociação entre as partes. Caso isso não seja possível, recomenda-se que sejam resolvidos por meio de mediação e/ou arbitragem. É recomendável a inclusão desses mecanismos no estatuto/contrato social ou em compromisso a ser firmado entre as partes. b) A companhia deve informar equitativamente ao mercado as principais decisões e atos referentes aos procedimentos arbitrais que tenham a possibilidade de impactar o valor de títulos de emissão da sociedade ou as decisões de investimento dos sócios. Instituto Brasileiro de Governança Corporativa 27

29 Sócios 1.5 Acordo entre os sócios Os acordos entre os sócios regem questões como: compra e venda de ações pelos signatários; preferência para adquirir as participações dos demais sócios; exercício do direito a voto e poder de controle nas assembleias. O interesse da organização não deve ser colocado em risco pelo acordo entre sócios, que, deste modo, não deve conter limitação ou vinculação das competências e atribuições do conselho de administração. a) Acordos entre os sócios devem: i. estar disponíveis e acessíveis a todos os demais sócios; ii. prever mecanismos para a resolução de situações de conflito de interesses (vide 5.4) e condições de saída de sócios. b) Por outro lado, os acordos entre os sócios não devem: i. vincular ou restringir o exercício do direito de voto de quaisquer membros do conselho de administração; ii. tratar de matérias de competência do conselho de administração, da diretoria ou do conselho fiscal, especialmente por meio da vinculação de votos ou da indicação de quaisquer diretores da organização (vide 2.3 e 3.2). c) Os conselheiros eleitos nos termos de acordo entre sócios devem proferir seus votos com diligência e lealdade para com a organização da mesma forma que os demais conselheiros. 1.6 Assembleia geral/reunião de sócios 12 É o órgão de participação direta pelo qual os sócios tratam das grandes decisões da organização. É também momento relevante de prestação de contas e exercício de transparência pela ad- 12 Todas as referências à assembleia geral neste Código estendem-se à reunião dos sócios e/ou de associados. 28 Código das Melhores de Governança Corporativa - 5ª Edição

30 ministração, e oportunidade valiosa para que os sócios possam contribuir com a organização, apresentando ideias e opiniões. a) Os sócios devem participar da assembleia geral de forma diligente e informada. Eles têm responsabilidades para com a organização e devem exercer seu direito de voto no melhor interesse dela. b) Os administradores devem utilizar a assembleia geral para efetiva prestação de contas, a fim de permitir que os sócios avaliem o desempenho da organização. c) Aqueles que administram recursos de terceiros (fundos de investimento, investidores institucionais etc.) têm o dever de participar das assembleias, exercendo seu voto no melhor interesse da organização. d) Incluem-se entre as principais competências 13 da assembleia geral: i. aumentar ou reduzir o capital social e reformar o estatuto/contrato social; ii. eleger ou destituir, a qualquer tempo, os conselheiros de administração e fiscais (vide ); iii. tomar, anualmente, as contas dos administradores e deliberar sobre as demonstrações financeiras; iv. deliberar sobre transformação, fusão, incorporação, cisão, dissolução e liquidação da organização; v. deliberar sobre a avaliação de bens que venham a integralizar o capital social; vi. aprovar a remuneração dos administradores e conselheiros fiscais (vide 2.16, 3.7 e 4.2.5) Convocação e realização da assembleia geral a) As regras de convocação da assembleia geral (ex.: forma e agenda, incluindo exposição da ordem do dia, local, data e horário) devem favorecer a presença do maior número possível de sócios e conferir tempo adequado para que eles se preparem para a deliberação. Ela deve ocorrer com, no mínimo, trinta dias de antecedência. Quanto mais 13 As competências da assembleia estão reguladas na Lei 6.404/76 (Lei das S.A.) para as sociedades por ações e no Código Civil, Lei /02, para os demais tipos de empresa e outros tipos de organização. Alguns tipos de organizações podem, ainda, possuir legislações e regulamentações específicas. Instituto Brasileiro de Governança Corporativa 29

31 Sócios complexos forem os assuntos a serem tratados e mais dispersa for a base acionária da organização, maior deve ser a antecedência da convocação. b) A organização deve facilitar a participação na assembleia geral. Documentos comprobatórios da condição de sócio devem ser detalhados no estatuto/contrato social (vide 1.2) e no manual (vide ) e, em todos os casos, devem ser analisados com boa-fé, sem a formulação de exigências desnecessárias. Também deve ser facultada a interação entre os sócios, inclusive o acesso ao quadro de sócios e ao número de quotas ou ações detidas por cada um, e viabilizados instrumentos como a transmissão on-line, votação eletrônica ou boletim e voto por procuração (vide 1.6.4). c) Além dos sócios, recomenda-se que membros dos órgãos sociais (ex.: conselho de administração, diretoria, conselho fiscal e comitê de auditoria) estejam presentes na assembleia geral ordinária, para, caso necessário, prestarem esclarecimentos. d) Como principal líder da administração da organização, o presidente do conselho de administração deve presidir a assembleia geral. Caso ele tenha interesse conflitante com o da organização em função das matérias da ordem do dia, deverá declarar-se conflitado, e outro membro do conselho de administração não conflitado deve presidir a assembleia geral. e) Qualquer sócio poderá solicitar à administração da organização, mediante justificativa, a suspensão ou a interrupção do prazo de convocação da assembleia geral que tratar de matérias de maior complexidade. Cabe aos administradores analisar o pedido e justificar o motivo de sua decisão em qualquer caso Pauta e documentação a) A pauta da assembleia geral e a documentação pertinente devem ser fornecidas aos sócios na data da primeira convocação de modo acessível, inclusive de forma eletrônica. Não deve estar incluído o item genérico outros assuntos, para evitar que temas importantes não sejam revelados com a necessária antecedência. b) O estatuto/contrato social deve prever que, no momento da assembleia, a inclusão de assuntos não apresentados expressamente na convocação somente possa ser feita caso haja a presença e a aprovação de todos os sócios. c) O edital de convocação, com a pauta e a respectiva documentação, deve, inclusive para empresas fechadas, ser tornado público para todos os sócios simultaneamente. A organi- 30 Código das Melhores de Governança Corporativa - 5ª Edição

32 zação deve manter um canal para o esclarecimento de dúvidas dos sócios sobre a documentação pertinente da assembleia geral. d) As atas da assembleia geral de companhias abertas devem ser enviadas na íntegra à Comissão de Valores Mobiliários (CVM) e à bolsa de valores em que os títulos de emissão da companhia estiverem listados, independentemente de a forma de publicação de tais atas ser resumida. Votos dissidentes devem constar na ata, cuja redação deve permitir o pleno entendimento das decisões e discussões havidas na assembleia, ainda que lavrada em forma de sumário de fatos ocorridos Manual para a participação na assembleia geral Prática a) Recomenda-se que as empresas, principalmente as com estruturas societárias mais dispersas, elaborem manuais visando a facilitar e estimular a participação nas assembleias. O manual para a participação na assembleia geral deve: oferecer informações detalhadas sobre cada matéria a ser deliberada, incluindo a posição da administração; conter modelos de procuração com as opções de voto; e ser fornecido aos sócios no caso de companhias abertas, deve ser enviado à CVM e à bolsa de valores em que os títulos de emissão da companhia estiverem listados e disponibilizado no seu website Propostas dos sócios Prática a) A organização deve fornecer mecanismos que permitam aos sócios apresentar propostas justificadas de itens a serem eventualmente incluídos na ordem do dia antes da convocação da assembleia geral Perguntas prévias dos sócios Prática a) A organização deve fornecer mecanismos para que os sócios solicitem previamente informações aos administradores e as recebam em tempo hábil para deliberarem sobre os itens da pauta, bem como tenham acesso às respostas dos administradores às perguntas formuladas por outros sócios. As perguntas devem ter relação com a competência da assembleia geral e ser formuladas por escrito ao diretor-presidente, ao diretor de Instituto Brasileiro de Governança Corporativa 31

33 Sócios relações com investidores ou à secretaria de governança, conforme dispuser o estatuto/ contrato social (vide 1.2) ou o manual para a participação em assembleia (vide ) Indicação de conselheiros de administração e fiscais Prática a) Os sócios devem indicar candidatos para os conselhos de administração e fiscal que demonstrem possuir, além de alinhamento com valores e princípios da organização, competência técnica, experiência e reputação ilibada, bem como capacidade de atuar de maneira diligente e independente de quem os indicou. Para que os demais sócios possam aferir esses atributos, é fundamental que sejam encaminhadas previamente informações detalhadas sobre os candidatos, incluindo suas atuais atividades profissionais tais como: posições em conselho, serviços de consultoria ou cargos de diretoria Regras de votação e registro de sócios a) As regras de votação devem ser claras, objetivas e definidas com o propósito de facilitar a votação, inclusive por procuração ou outros canais (vide 1.6.4), além de estarem disponíveis desde a publicação do primeiro anúncio de convocação. b) É boa prática que a organização procure facilitar a interação entre sócios. O registro de todos os sócios, com a indicação das respectivas quantidades de ações/quotas e demais valores mobiliários de emissão da sociedade, deve ser disponibilizado pela sociedade para qualquer um de seus sócios Voto por procuração Prática a) A organização sempre deve facilitar a participação dos sócios na assembleia geral, inclusive se esta ocorrer a distância. Nesse caso, a administração deve considerar fornecer aos sócios mecanismos como a transmissão digital, utilização de assinatura eletrônica, certificação e boletins de voto em formato digital, bem como indicar agentes de voto (voting agents) para receberem as procurações outorgadas pelos sócios e votarem de acordo com as orientações recebidas. 32 Código das Melhores de Governança Corporativa - 5ª Edição

34 1.6.5 Conflito de interesses na assembleia geral a) O estatuto/contrato social e o acordo entre os sócios, se houver, devem conter mecanismos para identificação e resolução de casos de conflito de interesses nas assembleias (vide 5.4). b) O sócio que, por qualquer motivo, tiver interesse conflitante com o da organização em determinada deliberação: i. deve comunicar imediatamente o fato e abster-se de participar da discussão e da votação dessa matéria; ii. se estiver representando terceiros, só deve ser autorizado a votar caso o instrumento de mandato tenha sido dado por um acionista não conflitado e expresse, explicitamente, qual o voto a ser proferido, devendo abster-se de participar da discussão; iii. caso o sócio mandatário também possua conflito ou a procuração não seja explícita com relação ao voto a ser proferido, ele não deve ser autorizado a participar e votar, ainda que representando o terceiro. 1.7 Transferência de controle Transações que resultam na alienação ou na aquisição do controle acionário tendem a ser complexas. Independentemente da forma jurídica e dos termos e condições negociados para a transação que der origem à transferência de controle, todos os sócios da organização objeto da transação devem ser tratados de forma justa e equitativa Alienação de controle Prática a) Transações em que se configure a alienação, direta ou indireta, do controle acionário devem ser acompanhadas de oferta pública de aquisição de ações (OPA) dirigida a todos os acionistas, pelo mesmo preço e condições obtidos pelo acionista vendedor. Ainda que 14 O código adotado pelo Comitê de Aquisições e Fusões (CAF) também se norteia pelo princípio da equitatividade e pode ser uma boa referência quanto à forma de adesão ao princípio em transações específicas. Instituto Brasileiro de Governança Corporativa 33

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