Quais as áreas de conhecimento existentes no processo de monitoramento e controle?

Última atualização em 14/10/2022

Não é à toa que as organizações têm investido cada vez mais em gestão de projetos. Afinal, é preciso experimentar coisas novas para obter resultados diferentes, certo? O guia PMBOK, uma das maiores referências do mundo no assunto, traz os principais processos de gerenciamento de projetos classificados em cinco grupos. Vamos conhecê-los?

A distribuição das melhores práticas em grupos de processos de gerenciamento de projetos foi a maneira que os organizadores do PMBOK encontraram para simplificar e facilitar o entendimento dos leitores.

Os grupos de processos de gerenciamento de projetos se dividem em cinco:

1. Grupo de processos de iniciação
2. Grupo de processos de planejamento
3. Grupo de processos de execução
4. Grupo de processos de monitoramento e controle
5. Grupo de processos de encerramento

Os processos de cada grupo podem ocorrer uma única vez durante o projeto (como o desenvolvimento do termo de abertura do projeto), periodicamente (como a aquisição de recursos) e continuamente (como o monitoramento dos custos).

Além disso, os processos de gerenciamento de projetos podem gerar saídas para processos do mesmo grupo, saídas para processos de outros grupos ou entregas para o projeto.

Vamos aprofundar cada um desses grupos de processos daqui para frente, que reúnem um total de 49 processos de gerenciamento de projetos, conforme a 6ª edição do guia PMBOK.

1. Grupo de processos de iniciação

O grupo de processos de iniciação abrange os processos necessários para definir um novo projeto ou uma nova fase do projeto. Isso inclui autorizar a abertura do projeto, compreender o escopo preliminar e fazer as primeiras estimativas de custo e prazo, além de identificar as partes interessadas e alinhar as expectativas sobre o projeto.

Em outras palavras, neste grupo de processos de gerenciamento de projetos damos os primeiros passos para realizar o projeto. É aqui que definimos o gerente de projetos e elaboramos o termo de abertura do projeto, um documento que contém informações básicas sobre a iniciativa e que pode ser feito de diversas formas, desde um texto corrido até um canvas construído de forma colaborativa.

O grupo de processos de iniciação possui 2 processos:

• Desenvolver o termo de abertura do projeto;
• Identificar as partes interessadas.

2. Grupo de processos de planejamento

O grupo de processos de planejamento abrange os processos necessários para estruturar o passo a passo que deve ser seguido para a execução do projeto. É neste momento que montamos o plano de gerenciamento do projeto, que depois se torna uma linha de base para o projeto, isto é, se torna uma referência que o gerente de projetos usa para comparar o que foi planejado e o que foi efetivamente realizado.

Este grupo de processos de gerenciamento de projetos contém um conjunto de práticas para definirmos o escopo total do projeto e o refinamento dos objetivos da iniciativa. É importante dizer que normalmente a construção do escopo do projeto é feita de forma progressiva, à medida que as informações vão se tornando mais claras e o nível de incerteza sobre o projeto diminui.

Outro ponto relevante é que o planejamento de um projeto não necessariamente é feito de uma única vez. É preciso revisar o plano de gerenciamento do projeto e adequar o planejamento ao contexto atual.

O grupo de processos de planejamento possui 24 processos:

• Desenvolver o plano de gerenciamento do projeto;
• Planejar o gerenciamento do escopo;
• Coletar os requisitos;
• Definir o escopo;
• Criar a EAP;
• Planejar o gerenciamento do cronograma;
• Definir as atividades;
• Sequenciar as atividades;
• Estimar as durações das atividades;
• Desenvolver o cronograma;
• Planejar o gerenciamento dos custos;
• Estimar os custos;
• Determinar o orçamento;
• Planejar o gerenciamento da qualidade;
• Planejar o gerenciamento dos recursos;
• Estimar os recursos das atividades;
• Planejar o gerenciamento das comunicações;
• Planejar o gerenciamento dos riscos;
• Identificar os riscos;
• Realizar a análise qualitativa dos riscos;
• Realizar a análise quantitativa dos riscos;
• Planejar as respostas aos riscos;
• Planejar o gerenciamento das aquisições;
• Planejar o engajamento das partes interessadas.

3. Grupo de processos de execução

O grupo de processos de execução abrange os processos necessários para pôr em prática o que foi definido no plano de gerenciamento do projeto, garantindo que todos os requisitos estabelecidos sejam entregues. Isso inclui otimizar o tempo, coordenar recursos humanos, financeiros e materiais, além de engajar as partes interessadas. É importante dizer que o grupo de processos de execução consome a maior parte do tempo, do orçamento e dos recursos do projeto. Portanto, é preciso planejar muito bem antes de botar a mão na massa.

O grupo de processos de execução possui 10 processos:

• Orientar e gerenciar o trabalho do projeto;
• Gerenciar o conhecimento do projeto;
• Gerenciar a qualidade;
• Adquirir recursos;
• Desenvolver a equipe;
• Gerenciar a equipe;
• Gerenciar as comunicações;
• Implementar respostas aos riscos;
• Conduzir as aquisições;
• Gerenciar o engajamento das partes interessadas.

4. Grupo de processos de monitoramento e controle

O grupo de processos de monitoramento e controle abrange os processos necessários para medir o desempenho do projeto, comparando o que foi planejado com o que foi efetivamente executado. Dessa forma, o gerente de projetos consegue intervir a tempo em caso de algum desvio do que foi planejado.

Monitorar e controlar significa acompanhar o progresso, medir o desempenho, ajustar os desvios, coletar dados, divulgar informações, identificar variações, analisar tendências, apresentar alternativas, recomendar ações e corrigir desvios.

Outro ponto relevante sobre este grupo de processos de gerenciamento de projetos é o gerenciamento de mudanças, que estabelece um processo de aprovação de alterações no projeto. Isso é importante porque evita mudanças desnecessárias e que podem impactar no resultado do projeto. Assim que uma mudança é aprovada ela gera uma nova linha de base para o projeto, o que permite a continuidade do monitoramento e controle.

O grupo de processos de monitoramento e controle possui 12 processos:

• Monitorar e controlar o trabalho do projeto;
• Realizar o controle integrado de mudanças;
• Validar o escopo;
• Controlar o escopo;
• Controlar o cronograma;
• Controlar os custos;
• Controlar a qualidade;
• Controlar os recursos;
• Monitorar as comunicações;
• Monitorar os riscos;
• Controlar as aquisições;
• Monitorar o engajamento das partes interessadas.

5. Grupo de processos de encerramento

O grupo de processos de encerramento abrange os processos necessários para concluir formalmente uma fase ou um projeto. Neste momento, verifica-se a conclusão de cada uma das atividades do projeto e é feito o registro das lições aprendidas. Essas lições serão utilizadas como conhecimento em projetos semelhantes.

O grupo de processos de encerramento possui 1 processo:

• Encerrar o projeto ou fase.

Embora o grupo de processos de encerramento possua apenas um processo, os organizadores do guia PMBOK optaram por manter o termo “grupo de processos” porque entenderam que ali estão inclusos os processos próprios das organizações.

É sempre bom lembrar que, embora o guia PMBOK trate das boas práticas como processos, ele não prescreve um passo a passo. Portanto, não é uma metodologia, mas sim um repositório com tudo o que os gerentes de projetos do mundo inteiro têm feito de melhor. Então, tenha a clareza de que os processos de gerenciamento de projetos elencados no PMBOK precisam ser adaptados para o contexto da sua organização e de acordo com as características do projeto.

Agora que você já aprendeu quais são os processos de gerenciamento de projetos do PMBOK,  aproveite para ler também nosso e-book gratuito e aprenda quais as áreas de conhecimento da gestão de projetos e como colocar essas práticas em ação na sua empresa:

PMBOK® é marca registrada do Project Management Institute (PMI).

Graduada consultora em ERP pela UDESC e pós-graduada em Engenharia de Software pela PUC/PR. Gerente de Projetos com mais de 25 anos de atuação em empresas de médio e grande porte. Possui certificação PMP (Project Management Professional) pelo PMI (Project Management Institute) e CSM (Certified Scrum Master) pela Scrum Alliance.

Que áreas de conhecimento fazem parte do processo de monitoramento e controle?

Quais são os 04 processos de monitoramento e controle de um projeto?

Qual a área do conhecimento do gerenciamento de projetos que trata do planejamento e monitoramento das atividades a serem realizadas no projeto?

Quais áreas do conhecimento são analisadas no processo de planejamento do projeto?