Processos, seja os voltados para o público interno quanto para o externo, são os pontos-chaves para o funcionamento de um negócio. Assim, o mapeamento de processos é a melhor forma para conhecer, gerir e otimizar as atividades executadas em uma empresa. Show
Preparado para descobrir o que é mapeamento de processos e como isso é importante para um negócio? Então continue lendo! Afinal, o que é mapeamento de processos?Mapeamento de processos é uma ferramenta gerencial que analisa, documenta e busca otimizar os processos empresariais de um negócio. O Mapeamento de processos está ligado a gestão de operações das empresas, pois identifica o fluxo de trabalho (workflow) para realizar um processo. Além disso, todas as informações pertinentes para a execução de uma tarefa são descritas no fluxo de trabalho, por exemplo, partes envolvidas e recursos necessários (dados, competências etc.). Quando uma empresa conhece bem seus processos, é mais fácil promover melhorias de gestão. E, assim, conseguir clientes satisfeitos e vantagens competitivas frente a concorrentes. Vantagens do mapeamento de processosHá uma série de vantagens que o mapeamento de processos pode trazer a um negócio. Por exemplo:
Antes de mapear processos, você precisa conhecer esses termos:BPM (Business Process Management) – Em português, gerenciamento de Processos de Negócio, também conhecido como Gestão de Processos. BPMN™ (Business Process Model & Notation™) – Em português, Modelo e Notação de Processos de Negócio. O BPMN reúne padrões gráficos e símbolos usados em diagramas e modelos de processos. UML (Unified Modeling Language) – Em português, Linguagem de Modelagem Unificada. A UML é uma outra linguagem de modelagem para representar um sistema de forma padronizada. Diferença entre política, processo e procedimentos! Como, de fato, mapear processos?Existem alguns passos e dados que precisam ser levados em conta ao mapear processos em uma empresa. Porém, esses passos podem variar de acordo com o modelo de negócios da empresa, o nível de maturidade de seus processos e até mesmo com as informações já disponíveis sobre as atividades desempenhadas pelos setores. Neste artigo, vamos observar os seguintes passos:
A seguir, vamos nos aprofundar em cada passo para mapear processos. Determine o objetivo de cada processoPode parecer óbvio, mas acredite: muitas empresas mantêm processos simplesmente porque “sempre foi assim”. Por isso, determine o objetivo de cada processo, sua razão de existir e principalmente, o quão relevante ele é para que a empresa alcance seus resultados. Assim, é possível eliminar processos que não agregam valor ou mesmo elaborar uma ordem de priorização de processos. Identifique as entradas e saídas dos processosPodemos conceituar entradas e saídas de processos da seguinte forma:
Identificar as entradas e saídas ajuda a compreender o objetivo e o nível de performance dos processos observados. Identifique as partes envolvidasEm qualquer processo, há diversas partes envolvidas e identificá-las é crucial para a compreensão da relevância e efetividade dele. As partes envolvidas de um processo correspondem aos stakeholders de um projeto. Em outras palavras, fornecedores, clientes, colaboradores, etc. Identifique os recursos necessáriosÉ fundamental ter no mapeamento de processos os recursos necessários para a execução de uma atividade, ou seja, o que é preciso realizar na entrada de um processo para obter a saída dele. Estes componentes podem ser diversos, por exemplo:
Classifique os processosLembra quando eu disse que mapear processos ajuda (e muito!) na priorização deles? Pois os processos organizacionais são, geralmente, classificados em três tipos:
Mapeie regras de negócio e HandoffsGeralmente, ao avaliar as regras de negócio e os pontos de handoffs, é possível encontrar processos (ou etapas de processos) ineficientes, cujo motivo para existir é pura inércia. Vamos revisar rapidamente o que é Regras de negócio e Handoff: Regras de negócio – São regras e restrições sobre atribuições internas no negócio, elas refletem a política e o posicionamento da empresa. Por exemplo, uma empresa tem definido que compras de material de escritório até R$ 500 podem ser feitas por gestores com seus cartões corporativos Handoff – Segundo o BPM CBOK® (Guide to the Business Process Management Body of Knowledge) um handoff é “qualquer ponto em um processo onde o trabalho ou a informação passa de uma função para a outra”. Essa ação é uma transferência de responsabilidades entre departamentos diferentes, uma passagem de bastão. Por exemplo, um setor precisa comprar material de escritório e para isso envia um pedido de compras com as necessidades e enviar para o setor de compras. Documente os processosQuando se pensa em mapeamento de processos já se imagina um fluxograma das atividades, não é mesmo? Porém, há diversos tipos de representações gráficas de processos à sua disposição. Por isso, o ideal é começar com uma documentação mais simples, listando as ações em bullets, para assim, quando o processo for totalmente conhecido, montar o fluxograma. Além disso, nesta etapa já é possível relacionar formas de controle, acompanhamento de performance (KPIs) e começar a identificar oportunidades de melhoria nos processos. Otimize processosCom os processos mapeados é possível buscar formas de melhorar o desempenho da empresa, seja eliminando ou otimizando processos. As informações reunidas nos passos anteriores – como outputs, públicos atingidos e objetivos – são cruciais para essa etapa. Há inúmeras metodologias voltadas para melhorias de processos organizacionais. Por exemplo:
Depois do processo revisto e otimizado, é necessário documentar sua versão final. ConclusãoAgora que você sabe o que é mapeamento de processos espero que a importância dessa ferramenta gerencial tenha ficado clara! Com os processos mapeados, o próximo passo para obter mais ganho de produtividade é automatizar. Por isso, conte com o Acelerato e sua funcionalidade de Quais são as vantagens que a empresa tem ao mapear processos?Quais as vantagens de mapear processos?. Identificação de gargalos. ... . Controle do processo produtivo. ... . Padronização do processo. ... . Aumento da produção. ... . Melhora da qualidade.. Quais as desvantagens das empresas sem mapeamento de processos?Procedimentos não documentados, gargalos não detectados, fluxo de informações confuso, dependência da individualidade e falta de clareza sobre responsabilidades. Isso soa familiar para você? Estes são os principais problemas decorrentes da falta de um mapeamento dos processos em uma empresa.
Quais as vantagens do mapeamento?Benefícios do mapeamento de processos. fornecem informações sobre um processo,. ajudam as equipes a debater idéias para melhoria de processos,. destacam os desperdícios,. agilizam os processos de trabalho.. constroem o entendimento das atividades críticas e as que geram retrabalho.. Qual a importância do mapeamento de processos para a sua empresa?A importância do mapeamento de processos em uma organização vai além de identificar os processos e apontar lacunas para realizar melhorias. Ele também possibilita uma grande redução de custos, já que mostra falhas no sistema e promove uma visão ampla dos processos utilizados pela organização.
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