Qual o principal resultado do processo identificar as partes interessadas?

Introdução

O gerenciamento das comunicações do projeto inclui os processos necessários para assegurar que as informações do projeto sejam geradas, coletadas, distribuídas, armazenadas, recuperadas e organizadas de maneira oportuna e apropriada. Os gerentes de projetos gastam a maior parte do seu tempo se comunicando com os membros da equipe e outras partes interessadas do projeto, quer sejam internas (em todos os níveis da organização) ou externas à organização.

Uma comunicação eficaz cria uma ponte entre as diversas partes interessadas envolvidas no projeto, conectando vários ambientes culturais e organizacionais, diferentes níveis de conhecimento, e diversas perspectivas e interesses na execução ou nos resultados do projeto.

Resumo dos processos de gerenciamento das comunicações do projeto

1. Identificar as partes interessadas: O processo de identificação de todas as pessoas ou organizações que podem ser afetadas pelo projeto e de documentação das informações relevantes relacionadas aos seus interesses, envolvimento e impacto no sucesso do projeto.

2. Planejar as comunicações: O processo de determinação das necessidades de informação das partes interessadas no projeto e definição de uma abordagem de comunicação.

3. Distribuir informações: O processo de colocar as informações necessárias à disposição das partes interessadas no projeto, conforme planejado.

4. Gerenciar as expectativas das partes interessadas: O processo de comunicação e interação com as partes interessadas para atender às suas necessidades e solucionar as questões à medida que ocorrerem.

5. Reportar o desempenho: O processo de coleta e distribuição de informações sobre o desempenho, incluindo relatórios de andamento, medições do progresso e previsões.

Esses processos interagem entre si e com os processos das outras áreas de conhecimento.

Cada processo ocorre pelo menos uma vez em todos os projetos e, caso o projeto seja dividido em fases, pode ocorrer em uma ou mais das fases do projeto. Embora os processos sejam apresentados como elementos distintos com interfaces bem definidas, na prática eles podem se sobrepor e interagir de formas não detalhadas aqui.

A atividade de comunicação tem muitas dimensões em potencial, incluindo:

• Interna (dentro do projeto) e externa (cliente, outros projetos, os meios de comunicação, o público);

• Formal (relatórios, memorandos, instruções) e informal (emails, discussões ad hoc);

• Vertical (nos níveis superiores e inferiores da organização) e horizontal (com colegas);

• Oficial (boletins informativos, relatório anual) e não oficial (comunicações confidenciais);

• Escrita e oral e Verbal e não-verbal (inflexões da voz, linguagem corporal).

A maioria das habilidades de comunicação é comum para o gerenciamento geral e o gerenciamento do projeto. Alguns exemplos:

• Ouvir ativamente e de modo eficaz;

• Perguntar, investigando idéias e situações para garantir um melhor entendimento;

• Educar a fim de aumentar o conhecimento da equipe para que ela seja mais eficaz;

• Levantar fatos para identificar ou confirmar as informações;

• Definir e administrar as expectativas;

• Persuadir uma pessoa ou empresa a executar uma ação;

• Negociar para conseguir acordos mutuamente aceitáveis entre as partes;

• Solucionar conflitos para evitar impactos negativos e

• Resumir, recapitular e identificar as etapas seguintes.

Identificar e documentar todas as pessoas ou organizações que tenham interesse ou possam ser afetadas pelo projeto. Devem ser registradas as informações relevantes sobre os seus interesses, envolvimento e impacto no sucesso do projeto.

Identificar as partes interessadas é a atividade de identificar pessoas, grupos ou organizações que podem ter impacto ou serem impactados por uma decisão, atividade ou resultado do projeto. Elas englobam pessoas e organizações, tais como clientes, patrocinadores, a organização executora e o público que estão ativamente envolvidos no projeto, ou cujos interesses podem ser positiva ou negativamente afetados pela execução ou pela conclusão do projeto.

A fim de se realizar uma gestão efetiva sobre as partes interessadas, é necessário analisar e documentar informações relevantes relativas aos seus interesses, nível de engajamento, interdependências, influência e seu impacto potencial no sucesso do projeto. Desta forma, é possível que o Gerente do Projeto identifique o direcionamento apropriado para cada parte interessada ou grupo de partes interessadas.

As partes interessadas precisam ser identificadas no Termo de Abertura do Projeto, na Solicitação de Demanda de TI ou em qualquer outro documento que possa descrever partes envolvidas no projeto. Adicionalmente, pode ser realizada uma análise do organograma da área ou do órgão, para entender a hierarquia entre as partes e suas responsabilidades.

Estas informações precisam ser documentadas em um Registro das Partes Interessadas, que irá compor o Plano de Projeto durante a etapa de planejamento do projeto. Ele deve conter minimamente as seguintes informações:

• Informações de Identificação: Nome, cargo na organização, localização, informações de contato e papel no projeto.
• Principais interesses no projeto ou influências nos seus resultados.

Após identificadas, as partes interessadas precisam ser classificadas em relação ao seu nível de poder sobre o projeto, e também em relação ao seu grau de comprometimento com o projeto. Isto permitirá ao Gerente do Projeto definir a sua estratégia de atuação sobre as partes.

Esta análise deverá ser feita para cada parte interessada, atribuindo-se uma classificação em relação ao seu grau de influência no projeto (baixo, médio ou alto), de acordo com sua hierarquia ou responsabilidade. Em seguida, é necessário definir o grau de interesse pelo projeto (baixo, médio ou alto), de acordo com as reuniões ocorridas e informações da equipe. Ao representar estas informações numa Matriz de Interesse e Poder, estabelece-se a estratégia para abordagem.

Para maiores informações sobre a elaboração da Matriz de Interesse e Poder, consulte a Matriz de Interesse e Poder (Guia Operacional).

Qual a importância em se identificar as partes interessadas do projeto?

Qual o principal objetivo do gerenciamento das partes interessadas?

O que é identificar as partes interessadas?

Quais são as principais partes interessadas em um projeto?